На первый взгляд поиск офиса может показаться простой задачей. На практике это сложный управленческий процесс, который объединяет финансы, работу с командой, безопасность, юридические детали и долгосрочную стратегию бизнеса. Именно поэтому у многих компаний возникает логичный вопрос: кто должен отвечать за поиск офиса — HR, CEO или внешний консультант?
В реальности офис — это не просто рабочее пространство. Он влияет на бизнес сразу в нескольких плоскостях:
- ежемесячные и долгосрочные расходы компании;
- продуктивность и концентрацию команды;
- способность привлекать и удерживать специалистов;
- готовность бизнеса к изменениям и росту.
Ошибки, допущенные на этапе выбора офиса, часто приводят к переплатам, внутреннему недовольству или повторному переезду уже через год. Именно поэтому правильное распределение ролей в этом процессе имеет критическое значение.
Роль HR: фокус на комфорте и команде
HR чаще всего вовлекают в поиск офиса, поскольку именно этот функционал напрямую работает с людьми и понимает их ежедневные потребности. Для HR офис является частью employee experience и играет важную роль в том, как сотрудники воспринимают компанию.
Как правило, HR обращает внимание на:
- удобное расположение для большинства сотрудников;
- транспортную доступность и парковку;
- планировку и комфорт рабочего пространства;
- наличие укрытия и общий уровень безопасности;
- инфраструктуру района (кафе, сервисы, магазины).
Эти факторы напрямую влияют на удовлетворённость сотрудников и их готовность работать из офиса.
В то же время HR обычно не обладает глубокой экспертизой в рынке коммерческой недвижимости. За пределами его фокуса часто остаются:
- анализ реальных рыночных арендных ставок;
- сравнение альтернативных локаций;
- скрытые расходы в договоре аренды;
- переговорный потенциал с собственником.
В результате решения, основанные исключительно на комфорте, могут оказаться финансово неэффективными для бизнеса.
Роль CEO или владельца бизнеса: стратегия и контроль
Для CEO офис — прежде всего стратегический управленческий инструмент. Именно руководитель определяет, какую роль офис будет играть в развитии компании: оптимизация затрат, поддержка команды или подготовка к масштабированию.
CEO, как правило, мыслит категориями:
- бюджета и финансовой устойчивости;
- стратегических локаций;
- горизонта планирования аренды;
- соответствия офиса будущим целям бизнеса.
Сильная сторона CEO — умение видеть общую картину и принимать финальные решения. Однако глубокое вовлечение руководителя в операционный поиск офиса часто имеет обратную сторону.
К типичным проблемам относятся:
- нехватка времени на просмотры и переговоры;
- погружение в детали, не имеющие стратегической ценности;
- решения, принимаемые интуитивно, без полного анализа рынка.
В результате процесс поиска может затягиваться или отвлекать CEO от ключевых задач управления бизнесом.
Роль офисного консультанта: рынок, цифры и переговоры
Офисный консультант профессионально и системно работает с коммерческой недвижимостью. Его ключевое преимущество — глубокое знание рынка и постоянный доступ к актуальной информации.
Консультант привносит в процесс:
- объективную картину рынка;
- сравнение нескольких сценариев;
- понимание реальных условий аренды;
- опыт переговоров с собственниками.
Помимо подбора офисов, консультант часто берёт на себя:
- первичный отсев неподходящих объектов;
- анализ договора аренды;
- аргументацию для снижения ставки или получения льгот;
- координацию между всеми участниками процесса.
Важно, что консультант не привязан эмоционально к конкретному объекту и действует рационально, опираясь на цифры и интересы арендатора.
Типичная ошибка: когда офис ищет один человек
Одна из самых распространённых ошибок — возложить всю ответственность за поиск офиса на одного сотрудника. Это приводит к перекосу в принятии решений.
Наиболее частые сценарии:
- HR выбирает комфортный, но дорогой офис;
- CEO затягивает процесс из-за нехватки времени;
- компания видит ограниченное количество вариантов;
- переговоры с собственником ведутся без подготовки.
В результате офис выбирается не как стратегическое решение, а как компромисс, который быстро перестаёт соответствовать потребностям бизнеса.
Оптимальная модель поиска офиса
Наиболее эффективный подход — чёткое распределение ролей между участниками процесса.
Успешная модель выглядит следующим образом:
- CEO определяет стратегические рамки и бюджет;
- HR или офис-менеджер формирует требования команды и вопросы безопасности;
- офисный консультант работает с рынком и переговорами.
Такой подход позволяет:
- экономить время руководства;
- избегать финансовых ошибок;
- находить офис, который работает и на бизнес, и на команду.
Почему компании всё чаще привлекают консультантов
За последние годы рынок офисной недвижимости стал значительно сложнее. Компаниям приходится учитывать не только цену и локацию, но и множество дополнительных факторов.
Среди них:
- требования к безопасности и укрытиям;
- автономность инженерных систем;
- гибкие форматы аренды;
- более сложные договоры и условия выхода.
В этих условиях консультант перестаёт быть дополнительной статьёй расходов и становится инструментом управления рисками и оптимизации бюджета.
Вывод
Поиск офиса — это командная задача, требующая баланса между стратегией, комфортом сотрудников и рыночной экспертизой. Только совместная работа HR, CEO и офисного консультанта позволяет найти офис, который будет эффективен не только сегодня, но и в долгосрочной перспективе.
FAQ
Кто должен отвечать за поиск офиса в компании?
Наилучший результат достигается при совместной работе CEO, HR и офисного консультанта, где каждый отвечает за свою зону экспертизы.
Может ли HR самостоятельно искать офис?
HR может участвовать в выборе офиса, но без рыночной экспертизы и переговорных навыков это часто приводит к переплатам или ограниченному выбору.
Какова роль CEO в поиске офиса?
CEO определяет стратегические рамки, бюджет и принимает финальное решение, но обычно не занимается операционным поиском.
Зачем привлекать офисного консультанта?
Консультант знает рынок, помогает с переговорами и условиями договора, снижая финансовые и юридические риски.
Какая модель поиска офиса наиболее эффективна?
Наиболее эффективная модель — чёткое распределение ролей между CEO, HR и профессиональным консультантом.