Пошук офісу здається простим завданням лише на перший погляд. Насправді це складний управлінський процес, який поєднує фінанси, роботу з командою, безпеку, юридичні нюанси та стратегічні плани бізнесу. Саме тому в багатьох компаніях виникає логічне питання: хто має відповідати за пошук офісу — HR, CEO чи зовнішній консультант?
У реальності офіс — це не просто приміщення для роботи. Він впливає на бізнес одразу в кількох площинах:
- щомісячні та довгострокові витрати компанії;
- ефективність і концентрацію команди;
- здатність залучати й утримувати спеціалістів;
- готовність бізнесу до змін і масштабування.
Помилки на етапі вибору офісу часто призводять до переплат, внутрішніх конфліктів або повторного переїзду вже через рік. Саме тому правильний розподіл ролей у цьому процесі має критичне значення.
Роль HR: фокус на комфорт і команду
HR найчастіше залучають до пошуку офісу, адже саме цей підрозділ безпосередньо працює з людьми та розуміє щоденні потреби команди. Для HR офіс — це частина employee experience, яка формує ставлення співробітників до компанії.
Зазвичай HR звертає увагу на такі аспекти:
- зручність розташування для більшості команди;
- транспортну доступність і паркування;
- планування робочого простору;
- наявність укриття та загальний рівень безпеки;
- інфраструктуру району (кафе, сервіси, магазини).
Саме ці фактори безпосередньо впливають на комфорт роботи та рівень задоволеності співробітників.
Водночас HR рідко має глибоку експертизу в комерційній нерухомості. За межами його фокусу часто залишаються:
- аналіз реальних ринкових ставок;
- порівняння альтернативних локацій;
- приховані витрати в договорі оренди;
- переговорний потенціал із власником.
У результаті рішення, прийняті лише з точки зору комфорту, можуть бути не оптимальними з фінансової точки зору.
Роль CEO або власника бізнесу: стратегія і контроль
Для CEO офіс — це насамперед управлінський інструмент. Саме керівник визначає, яку роль офіс відіграватиме в розвитку компанії: підтримка команди, оптимізація витрат чи підготовка до масштабування.
CEO зазвичай мислить категоріями:
- бюджету та фінансової стабільності;
- стратегічних локацій;
- горизонту планування оренди;
- відповідності офісу майбутнім цілям бізнесу.
Сильна сторона керівника — бачення загальної картини та здатність ухвалювати фінальні рішення. Проте активна участь CEO в операційному пошуку офісу часто має зворотний бік.
Серед типових проблем:
- брак часу на перегляди та переговори;
- занурення в деталі, які не мають стратегічної цінності;
- рішення, прийняті інтуїтивно, без повного аналізу ринку.
У таких умовах пошук офісу може затягуватися або відволікати керівника від ключових бізнес-завдань.
Роль офісного консультанта: ринок, цифри та переговори
Офісний консультант працює з комерційною нерухомістю професійно та системно. Його головна перевага — глибоке розуміння ринку та постійний доступ до актуальної інформації.
Консультант приносить у процес:
- об’єктивну картину ринку;
- порівняння кількох сценаріїв;
- розуміння реальних умов оренди;
- досвід переговорів із власниками.
Окрім підбору варіантів, консультант часто бере на себе:
- первинний відсів непридатних об’єктів;
- аналіз договору оренди;
- пошук аргументів для зниження ставки або отримання пільг;
- координацію між всіма сторонами процесу.
Важливо, що консультант не прив’язаний емоційно до конкретного офісу й діє раціонально, спираючись на цифри та інтереси орендаря.
Типова помилка: коли офіс шукає одна людина
Одна з найпоширеніших помилок — покласти відповідальність за пошук офісу на одного співробітника. Це створює перекіс у прийнятті рішень.
Найчастіші сценарії:
- HR обирає комфортний, але дорогий офіс;
- CEO затягує процес через брак часу;
- компанія бачить лише обмежену кількість варіантів;
- переговори з власником ведуться без підготовки.
У результаті офіс обирається не як стратегічне рішення, а як компроміс, який швидко перестає відповідати потребам бізнесу.
Оптимальна модель пошуку офісу
Найефективніший підхід — це чіткий розподіл ролей між учасниками процесу.
Успішна модель виглядає так:
- CEO визначає стратегічні рамки та бюджет;
- HR або офіс-менеджер формує вимоги команди;
- Офісний консультант працює з ринком і переговорами.
Такий підхід дозволяє:
- зекономити час керівництва;
- уникнути фінансових помилок;
- отримати офіс, який працює і на бізнес, і на команду.
Чому компанії все частіше залучають консультантів
За останні роки ринок офісної нерухомості став значно складнішим. Компанії змушені враховувати не лише ціну й локацію, а й цілу низку додаткових факторів.
Серед них:
- вимоги до безпеки та укриттів;
- автономність інженерних систем;
- гнучкі формати оренди;
- складніші договори та умови дострокового виходу.
У таких умовах консультант стає не витратою, а інструментом управління ризиками та оптимізації бюджету.
Висновок
Пошук офісу — це командне завдання, яке потребує балансу між стратегією, комфортом і ринковою експертизою. Лише поєднання ролей HR, CEO та офісного консультанта дозволяє знайти офіс, який буде ефективним не сьогодні, а й у довгостроковій перспективі.
FAQ
Хто має відповідати за пошук офісу в компанії?
Найкращий результат дає спільна робота CEO, HR та офісного консультанта, де кожен відповідає за свою зону експертизи.
Чи може HR самостійно шукати офіс?
HR може брати участь у виборі, але без ринкової експертизи та переговорів це часто призводить до переплат або обмеженого вибору.
Яка роль CEO у пошуку офісу?
CEO визначає стратегічні рамки, бюджет і фінальне рішення, але зазвичай не займається операційним пошуком.
Навіщо залучати офісного консультанта?
Консультант знає ринок, допомагає з переговорами та умовами договору, що знижує фінансові й юридичні ризики.
Яка модель пошуку офісу є найефективнішою?
Найефективніша модель — розподіл ролей між CEO, HR і консультантом із чіткими зонами відповідальності.