Офис Open Space – это современная концепция планирования рабочего пространства, которая становится все более популярной как в Украине, так и во всем мире. Эта модель предполагает открытую планировку, когда все сотрудники размещаются в одном большом помещении без жестких границ между рабочими местами. Такой подход к организации офиса имеет как преимущества, так и недостатки и требует правильного внедрения, чтобы обеспечить эффективность работы компании.
В этой статье мы рассмотрим, что такое офис Open Space, его основные плюсы и минусы, а также дадим рекомендации, как правильно организовать такое пространство, чтобы он приносил максимальную пользу.
Преимущества офисов Open Space
Пребывание в помещениях повышает уровень общения среди персонала. Для решения рабочих вопросов достаточно обратиться к коллеге, сидящей рядом или поблизости, что гораздо удобнее, чем искать сотрудника по всем кабинетам. Это экономит время, способствует быстрому решению вопросов и повышает производительность персонала. Офисы с открытым пространством имеют много преимуществ:
- Они позволяют разместить больше сотрудников по сравнению с традиционным офисом.
- Содействуют снятию психологических барьеров между работниками.
- Экономят средства на оборудовании и расположении персонала.
- Упрощают контроль за трудовой деятельностью персонала.
- Предотвращают распространение слухов.
- Ускоряют адаптацию новых работников.
- Помогают всем работникам оставаться в курсе событий в компании.
- Подходят для рутинной работы, но не всегда подходят для людей творческих профессий или работающих над сложными задачами.
Офисы с открытым пространством в Киеве могут иметь разные зоны - для коллективной работы, проектной деятельности, переговоров и т.д.
Недостатки офисов с открытой планировкой
Украинские компании часто затрудняются переходить на Open Space вместо кабинетной планировки. Это объясняется тем, что открытая пространственная планировка имеет свои недостатки. К примеру, оно не предполагает личного пространства для сотрудников. Даже в дружеском коллективе человек иногда хочет быть в одиночестве в течение короткого периода времени (это свойственно природе человека). Другие недостатки открытого пространства включают в себя:
большое отвлечение от шума (разговоры по телефону, работа на клавиатуре, работа оргтехники и т.п.);
возможные конфликты между коллегами;
увеличенный риск заболевания от вирусов или инфекций из-за близкого общения с коллегами;
сложнее запоминать информацию из-за отвлекающих факторов;
некоторым сотрудникам может быть затруднено наслаждаться видом из окна в течение рабочего дня;
сложно создать одинаково комфортные условия для всего персонала;
нуждается в постоянном согласовании с коллегами использования офисной техники.
Потому как работодателю следует внимательно взвесить все плюсы и минусы этой инновации перед принятием решения.
Как не потерять эффективность в Open Space?
Если правильно организовать пространство офиса, то можно избежать общего снижения производительности. Как это сделать? Например, не следует создавать одно большое рабочее пространство. Важно зонировать его с помощью разумного расположения мебели, правильного цветового выбора, надлежащего освещения и установки небольших перегородок.
Также полезно будет выделение визуальной зоны для переговоров или проектов. Здесь можно спокойно принять важный звонок или обсудить проект с коллегами.
Дизайн открытого офиса также имеет большое значение. Он не должен быть слишком ярким или отвлекающим. Живые растения могут повысить продуктивность и создать приятную атмосферу.
Чтобы обеспечить эффективную работу, важно располагать технику подальше от рабочих мест, чтобы не отвлекать сотрудников.
Правила поведения в офисе Open Space
В прошлой статье мы уже обсуждали недостатки открытого планирования, которых, как оказалось, достаточно много. Хотя избавиться от них полностью невозможно, но с помощью правильного поведения сотрудников можно уменьшить эти недостатки.
Прежде всего, нужно составить список требований к персоналу и общим правилам. Проверьте их эффективность на практике и начинайте постепенно внедряться среди персонала. Это поможет обеспечить дисциплину среди работников, снизить конфликты внутри коллектива и создать благоприятную атмосферу для творческой деятельности. Некоторые возможные правила для персонала в офисе с открытой планировкой:
- Личные вопросы следует обсуждать по телефону в переговорной комнате или столовой, чтобы не отвлекать коллег.
- Используйте беруш для концентрации на работе.
- Слушайте музыку и смотрите видео в наушниках.
- Удерживайте голос при разговоре на очень тихом уровне.
- Избегайте использования духов перед рабочим днем.
- Обедайте только в зоне приема пищи.
- Поставьте телефон на вибрацию или тихий режим, чтобы не отвлекать коллег звуками вызова.
Правила могут быть разными и подлежать изменениям по коллективному решению. Наличие таких норм обязательно, если вы хотите уменьшить негативные аспекты открытого планирования.
Частые ошибки в организации офиса типа Open Space
Офис с открытой планировкой может быть идеальным для вашей компании, если все будет правильно организовано. Однако часто совершаются ошибки на этом этапе, например, не создаются зоны для неформального общения работников, что приводит к постоянной официозной атмосфере. Очень важно, чтобы сотрудники имели возможность отдохнуть мозг, общаясь на отвлеченные темы друг с другом.
Также среди распространенных ошибок в организации офиса можно выделить:
- недостаточно продуманную систему вентиляции, приводящую к духоте;
- отсутствие мест для курения;
- отсутствие возможности управления системой кондиционирования и отопления;
- шумная работа оргтехники;
- недостаточно продуманное освещение;
- неэффективное визуальное оформление;
- неправильное сочетание отделов;
- ощущение накопления из-за большой плотности расположения рабочих мест.
Также важно избегать ошибок в расположении столов, чтобы избежать сложностей с перемещением работников по офису с открытой планировкой.
Как правильно организовать Open Space?
Внутри помещения важно иметь яркое и насыщенное освещение, чтобы подчеркнуть корпоративный стиль компании. Рекомендуется использовать оригинальные цветовые решения и выделять зоны, что положительно влияет на производительность.
Разрешите сотрудникам самостоятельно контролировать параметры микроклимата в офисе с помощью пультов управления, терморегуляторов, оконных вентилей и вентиляторов с разными режимами.
Рассмотрите возможность установки стационарных или мобильных перегородок, расположение шумных отделов подальше друг от друга, организацию удобного хранилища для документов и эстетическое оформление помещения.
Если вам нужна аренда открытого офиса в Киеве, обращайтесь в нашу консалтинговую компанию - мы поможем вам со всеми вопросами.