Офіс Open Space - це сучасна концепція планування робочого простору, яка стає все більш популярною як в Україні, так і в усьому світі. Ця модель передбачає відкрите планування, коли всі співробітники розташовуються в одному великому приміщенні без жорстких кордонів між робочими місцями. Такий підхід до організації офісу має як переваги, так і недоліки, і потребує правильного впровадження, щоб забезпечити ефективність роботи компанії.
У цій статті ми розглянемо, що таке офіс Open Space, його основні плюси та мінуси, а також дамо рекомендації, як правильно організувати такий простір, щоб він приносив максимальну користь.
Переваги офісів Open Space
Перебування в таких приміщеннях підвищує рівень спілкування серед персоналу. Для вирішення робочих питань досить звернутися до колеги, що сидить поруч або поблизу, що набагато зручніше, ніж шукати співробітника по всіх кабінетах. Це заощаджує час, сприяє швидкому вирішенню питань і підвищує продуктивність персоналу. Офіси з відкритим простором мають багато переваг:
- Вони дозволяють розмістити більше співробітників у порівнянні з традиційним офісом.
- Сприяють зняттю психологічних бар'єрів між працівниками.
- Економлять кошти на обладнанні та розташуванні персоналу.
- Спрощують контроль за трудовою діяльністю персоналу.
- Запобігають поширенню чуток.
- Прискорюють адаптацію нових працівників.
- Допомагають усім працівникам залишатися в курсі подій в компанії.
- Підходять для рутинної роботи, але не завжди підходять для людей творчих професій або тих, хто працющ над складними завданнями.
Офіси з відкритим простором в Києві можуть мати різні зони - для колективної роботи, проектної діяльності, переговорів тощо.
Недоліки офісів з відкритим плануванням
Українські компанії часто вагаються переходити на Open Space замість кабінетної планування. Це пояснюється тим, що відкрите просторове планування має свої недоліки. Наприклад, воно не передбачає особистого простору для співробітників. Навіть у дружньому колективі людина іноді хоче бути на самоті протягом короткого періоду часу (це властиво природі людини). Інші недоліки відкритого простору включають:
- велике відволікання від шуму (розмови по телефону, робота на клавіатурі, робота оргтехніки тощо);
- можливі конфлікти між колегами;
- збільшений ризик захворювання від вірусів або інфекцій через близьке спілкування з колегами;
- складніше запам'ятовувати інформацію через відволікаючі фактори;
- деяким співробітникам може бути ускладнено насолоджуватися краєвидом з вікна протягом робочого дня;
- складно створити однаково комфортні умови для всього персоналу;
- потребує постійного узгодження з колегами використання офісної техніки.
Тому як роботодавцю варто уважно зважити всі плюси та мінуси цієї інновації перед прийняттям рішення.
Як не втратити ефективність в Open Space?
Якщо правильно організувати простір офісу, можна уникнути загального зниження продуктивності. Як це зробити? Наприклад, не слід створювати одне велике робоче простірство. Важливо зонувати його за допомогою розумного розміщення меблів, правильного вибору кольорів, належного освітлення та встановлення невеликих перегородок.
Також корисним буде виділення візуальної зони для переговорів або проектів. Тут можна спокійно прийняти важливий дзвінок або обговорити проект з колегами.
Дизайн відкритого офісу також має велике значення. Він не повинен бути надто яскравим або відволікаючим. Живі рослини можуть підвищити продуктивність і створити приємну атмосферу.
Щоб забезпечити ефективну роботу, важливо розташовувати техніку подалі від робочих місць, щоб не відволікати співробітників.
Правила поведінки в офісі Open Space
У минулій статті ми вже обговорювали недоліки відкритого планування, яких, як виявилося, досить багато. Хоча позбутися їх повністю неможливо, але за допомогою правильної поведінки співробітників можна зменшити ці недоліки.
Перш за все, потрібно скласти список вимог до персоналу та загальних правил. Перевірте їх ефективність на практиці і починайте поступово впроваджувати серед персоналу. Це допоможе забезпечити дисципліну серед працівників, зменшити конфлікти всередині колективу та створити сприятливу атмосферу для творчої діяльності. Деякі можливі правила для персоналу в офісі з відкритим плануванням:
- Особисті питання слід обговорювати по телефону у переговорній кімнаті або на їдальні, щоб не відволікати колег.
- Користуйтеся берушами для концентрації на роботі.
- Слухайте музику та дивіться відео у навушниках.
- Утримуйте голос при розмові на неймовірно тихому рівні.
- Уникайте використання парфумів перед робочим днем.
- Обідайте лише у зоні для прийому їжі.
- Поставте телефон на вібрацію або тихий режим, щоб не відволікати колег звуками дзвінка.
Правила можуть бути різними та підлягати змінам за колективним рішенням. Наявність таких норм обов'язкова, якщо ви хочете зменшити негативні аспекти відкритого планування.
Часті помилки в організації офісу типу Open Space
Офіс з відкритим плануванням може бути ідеальним для вашої компанії, якщо все буде організовано правильно. Проте часто робляться помилки на цьому етапі, наприклад, не створюються зони для неформального спілкування працівників, що призводить до постійної офіціозної атмосфери. Дуже важливо, щоб співробітники мали можливість відпочити мозок, спілкуючись на абстрактні теми один з одним.
Також серед поширених помилок у організації офісу можна виділити:
- недостатньо продуману систему вентиляції, що призводить до духоти;
- відсутність місць для куріння;
- відсутність можливості управління системою кондиціонування та опалення;
- шумна робота оргтехніки;
- недостатньо продумане освітлення;
- неефективне візуальне оформлення;
- неправильне поєднання відділів;
- відчуття нагромадження через велику щільність розташування робочих місць.
Також важливо уникати помилки у розташуванні столів, щоб уникнути складнощів з переміщенням працівників по офісу з відкритим плануванням.
Як правильно організувати Open Space?
Усередині приміщення важливо мати яскраве та насичене освітлення, щоб підкреслити корпоративний стиль компанії. Рекомендується використовувати оригінальні кольорові рішення та чітко виділяти зони, що позитивно впливає на продуктивність.
Дозвольте співробітникам самостійно контролювати параметри мікроклімату в офісі за допомогою пультів управління, терморегуляторів, віконних вентилів та вентиляторів з різними режимами.
Розгляньте можливість встановлення стаціонарних або мобільних перегородок, розташування галасливих відділів подалі один від одного, організацію зручного сховища для документів та естетичне оформлення приміщення.
Якщо вам потрібна оренда відкритого офісу у Києві, звертайтеся до нашої консалтингової компанії - ми допоможемо вам з усіма питаннями.