Питання вибору офісного простору хвилює кожного підприємця, який планує відкрити або розширити бізнес. Здавалося б, що може бути складного? Порахував кількість працівників, помножив на якесь число і готово. Але насправді все значно цікавіше та багатогранніше. Неправильно підібрана площа офісу може коштувати компанії не лише зайвих грошей на оренду, а й продуктивності команди, комфорту співробітників та навіть репутації бренду. Давайте розберемося, як обрати офіс за розміром так, щоб усі залишилися задоволеними, а бюджет не постраждав.
Чому розмір офісу має значення
Перш ніж переходити до конкретних цифр і розрахунків, варто зрозуміти, чому взагалі так важливо правильно визначити площу офісу. Занадто маленький простір створює відчуття обмеженості, підвищує рівень стресу серед співробітників, ускладнює концентрацію та знижує мотивацію. Коли люди сидять надто близько один до одного, виникають постійні відволікання, немає можливості усамітнитися для виконання складних завдань, а конфіденційні розмови стають проблемою.
З іншого боку, надто великий офіс також має свої недоліки. По-перше, це прямі переплати за оренду та комунальні послуги. По-друге, порожні приміщення створюють відчуття занедбаності та можуть негативно впливати на командний дух. Коли колектив розкиданий по величезному простору, ускладнюється комунікація, люди почуваються ізольованими, а корпоративна культура розмивається.
Оптимально підібрана площа офісу допомагає створити баланс між приватністю і спільною роботою, забезпечує комфортні умови праці та раціональне використання бюджету компанії.
Норма площі офісу: що кажуть стандарти
Скільки м² потрібно на людину в офісі? Це питання не має однозначної відповіді, оскільки багато залежить від специфіки роботи, типу приміщення та корпоративної культури компанії. Проте існують певні орієнтири, які допоможуть не помилитися з вибором.
Згідно з санітарними нормами та міжнародними стандартами, мінімальна норма площі офісу на одного працівника становить близько 6-9 квадратних метрів. Це абсолютний мінімум, який забезпечує лише базові потреби з точки зору гігієни праці та вентиляції. Однак працювати в таких умовах постійно некомфортно і неефективно.
Для звичайного офісу відкритого планування рекомендується закладати від 8 до 12 квадратних метрів на одного співробітника. Цей показник включає не лише робоче місце з столом і стільцем, а й частину загальних зон, проходи між робочими місцями, а також пропорційну частку місця для зберігання документів та особистих речей.
Якщо ви плануєте окремі кабінети для керівників або спеціалістів, які потребують концентрації та конфіденційності, тут норма зростає до 12-20 квадратних метрів на людину. Керівникам вищої ланки часто виділяють ще більше простору, від 20 до 35 квадратних метрів, оскільки їхні кабінети використовуються не лише для роботи, а й для проведення зустрічей.
Як правильно розрахувати площу офісу
Вибір офісу за розміром починається з детального аналізу потреб вашого бізнесу. Просто помножити кількість працівників на норму площі офісу недостатньо. Потрібно врахувати безліч додаткових факторів. Почніть з визначення структури робочого простору. Підрахуйте, скільки людей працюватиме в open space, скільки потребуватимуть окремих кабінетів, чи будуть менеджери середньої ланки. Запишіть конкретні цифри для кожної категорії працівників.
Наступний крок, додайте до розрахунку загальні зони. Переговорні кімнати мають становити приблизно 10-15% від загальної площі офісу. Якщо у вас часто проводяться зустрічі з клієнтами або внутрішні наради, цей відсоток може зрости до 20%. Кухня чи зона відпочинку, де співробітники обідають і роблять перерви, потребує ще 5-10% простору. Не забудьте про технічні приміщення. Серверні, архіви, склади канцелярії, санвузли, коридори та вхідні зони також з'їдають корисну площу. Зазвичай на це йде ще 15-20% від загального метражу.
Розгляньмо конкретний приклад. Припустімо, у вас працює 20 людей. З них 15 працюватимуть в open space, 4 менеджери потребують окремих кабінетів, і є один керівник. Рахуємо:
Для 15 осіб в open space закладаємо по 10 квадратних метрів, це 150 м². Для 4 менеджерів по 15 м², виходить 60 м². Для керівника 25 м². Плюс дві переговорні кімнати по 15 м², разом 30 м². Кухня з зоною відпочинку на 15 м². Технічні приміщення та коридори приблизно 50 м². Загалом виходить 330 квадратних метрів. Це і є оптимальна площа офісу для такої команди.
Фактори, які впливають на вибір площі
Скільки м² потрібно на людину, залежить не лише від кількості працівників. Тип діяльності компанії грає величезну роль. IT-компанії та креативні агенції часто віддають перевагу відкритим просторам, де співробітники можуть вільно спілкуватися та обмінюватися ідеями. У такому разі можна обійтися меншою площею на людину, але обов'язково передбачити тихі зони для концентрації.
Юридичні фірми, фінансові установи та компанії, що працюють з конфіденційною інформацією, навпаки, потребують більше окремих кабінетів. Тут норма площі офісу на одного працівника зростає, оскільки кабінети займають більше місця, ніж робочі місця в open space.
Режим роботи також має значення. Якщо частина команди працює віддалено або за гнучким графіком, можна застосувати концепцію hot desking, коли за одним робочим місцем у різний час працюють різні люди. Це дозволяє зменшити необхідну площу на 20-30%.
Як уникнути переплат за офіс
Оренда офісу, це одна з найбільших статей витрат для багатьох компаній, особливо в центральних районах міста. Тому важливо оптимізувати використання простору та не переплачувати за зайві квадратні метри. Перший спосіб економії, ретельне планування простору. Сучасні дизайнери інтер'єрів можуть створити ергономічні рішення, які дозволяють розмістити більше робочих місць без втрати комфорту. Трансформовані меблі, мобільні перегородки, багатофункціональні зони допомагають використовувати кожен квадратний метр максимально ефективно.
Багатофункціональні приміщення також допомагають зменшити площу офісу. Наприклад, велика переговорна може використовуватися для навчань, презентацій, корпоративних заходів. Зона відпочинку може трансформуватися в простір для неформальних зустрічей.
Перегляньте можливості гібридної моделі роботи. Якщо частина команди може працювати з дому кілька днів на тиждень, можна зменшити кількість постійних робочих місць і запровадити систему бронювання столів. Це дозволить скоротити необхідну площу без втрати продуктивності.
Уникнення тісноти: поширені помилки
Намагаючись заощадити на оренді, багато компаній припускаються помилок, які призводять до перевантаження в офісі. Найпоширеніша з них, орієнтація виключно на мінімальні норми. Шість квадратних метрів на людину, це справді мінімум, але працювати в таких умовах комфортно неможливо. Співробітники швидко втомлюються, зростає кількість конфліктів, падає продуктивність.
Інша помилка, ігнорування зон загального користування. Деякі керівники розраховують площу тільки під робочі місця, забуваючи про переговорні, зону відпочинку, місце для принтерів та іншого обладнання. В результаті офіс виявляється значно меншим, ніж потрібно.
Недооцінка майбутнього зростання також створює проблеми. Якщо ви орендуєте офіс впритул до поточних потреб, то вже через кілька місяців можете зіткнутися з нестачею місця. Переїзд, це завжди стрес для команди, витрати часу та грошей, тому краще передбачити розширення заздалегідь.
Практичні поради з вибору офісу
Коли ви починаєте пошук офісу, озброєні знаннями про те, скільки м² потрібно на людину, є кілька практичних порад, які допоможуть не помилитися.
- Завжди приходьте на огляд офісу всією ключовою командою. Те, що здається просторим одній людині, може виявитися не таким для іншої. Важливо почути думку всіх, хто працюватиме в цьому приміщенні.
- Прийдіть в офіс кілька разів у різний час доби. Ранкове освітлення відрізняється від вечірнього, рівень шуму з вулиці може змінюватися протягом дня. Це допоможе оцінити простір об'єктивно.
- Обов'язково виміряйте приміщення самостійно або попросіть точний план з розмірами. Іноді заявлена площа включає технічні приміщення, стіни або інші елементи, які не можна використовувати як робочий простір.
- Створіть попередню розстановку меблів. Це можна зробити на папері або за допомогою спеціальних програм. Так ви наочно побачите, чи влазять усі необхідні робочі місця та зони. На плані приміщення розмістіть по-кабінетно хто де буде сидіти (в ідеалі пофамільно кожного співробітника) і на основі плану презентуйте приміщення керівнику.
Юридичні та технічні аспекти
Вибір офісу за розміром має враховувати не лише комфорт, а й юридичні вимоги. Трудовий кодекс та санітарні норми встановлюють мінімальні стандарти для робочих приміщень. Порушення цих вимог може призвести до штрафів під час перевірок. Окрім норми площі офісу, існують вимоги до вентиляції, освітлення, температурного режиму, наявності санвузлів та питної води. Все це потрібно враховувати при виборі приміщення. Протипожежні норми також впливають на планування простору. Мають бути евакуаційні виходи, вільні проходи певної ширини, доступ до засобів пожежогасіння. Це може обмежити щільність розміщення робочих місць.
Вибір площі офісу, це складне завдання, яке потребує врахування безлічі факторів. Норма площі офісу від 8 до 12 квадратних метрів на людину для open space та від 12 до 20 для окремих кабінетів, це хороший орієнтир, але не догма. Скільки м² потрібно на людину саме у вашому випадку, залежить від специфіки бізнесу, корпоративної культури та планів на майбутнє. Головне, не економити за рахунок комфорту співробітників. Відсутність простору в офісі обходиться набагато дорожче, ніж кілька додаткових квадратних метрів оренди. Водночас надмірна площа, це переплата, яку можна спрямувати на розвиток бізнесу.
Вибір офісу за розміром має ґрунтуватися на ретельному аналізі поточних потреб, прогнозі розвитку компанії та об'єктивній оцінці бюджетних можливостей. Не соромтеся залучати професійних консультантів, архітекторів та дизайнерів, їхня експертиза може заощадити вам час і гроші. Пам'ятайте, що офіс, це не просто приміщення. Це середовище, в якому ваша команда проводить значну частину життя. Інвестиція в комфортний і просторий офіс, це інвестиція в продуктивність, креативність та задоволеність ваших співробітників. А щасливі працівники - це успішний бізнес.
Часті запитання (FAQ)
Яка мінімальна норма площі офісу на одного працівника?
Мінімальна норма згідно з санітарними стандартами становить 6 квадратних метрів на людину. Однак це абсолютний мінімум, який не забезпечує комфортних умов для повноцінної роботи. Рекомендується закладати від 8 до 12 м² для відкритих просторів та від 12 до 20 м² для окремих кабінетів.
Скільки м² потрібно на людину в open space офісі?
Для комфортної роботи в open space оптимальна норма площі офісу становить 10-12 квадратних метрів на одного співробітника. Ця площа включає робоче місце, проходи, частку загальних зон та місце для зберігання. Менше 8 м² створюватиме відчуття тісноти та дискомфорту.
Як розрахувати площу офісу для команди з 10 працівників?
Для розрахунку помножте кількість працівників на норму площі (10-12 м²), це дасть 100-120 м². Додайте 15-20% на переговорні кімнати, 5-10% на кухню, та ще 15-20% на технічні приміщення, коридори та санвузли. Загалом для 10 осіб потрібно близько 150-180 м².
Як уникнути переплат при виборі офісу?
Щоб уникнути переплат, ретельно плануйте використання простору, використовуйте багатофункціональні зони, розгляньте гібридну модель роботи з hot desking, точно виміряйте приміщення перед орендою та порівняйте кілька варіантів з урахуванням не лише ціни, а й розташування та інфраструктури.
Що робити, якщо офіс став замалим?
Якщо офіс став занадто малим, спочатку проведіть аудит використання простору, можливо, його можна оптимізувати через реорганізацію робочих місць, використання вертикального простору або впровадження гнучкого графіку. Якщо це не допомагає, розгляньте можливість переїзду або додаткової оренди.