Оренда офісу — одна з найбільших постійних витрат компанії. Найчастіша помилка — орендувати більше площі, ніж реально потрібно. Зайві 20–30 квадратних метрів можуть здаватися незначними, але в річному бюджеті це перетворюється на суттєві суми.
Правильний розрахунок площі залежить не лише від кількості людей, а й від структури команди, формату роботи та організації простору. Розглянемо практичний підхід для різних масштабів бізнесу.
1. Як правильно рахувати площу: базові принципи
Поширена помилка — множити кількість співробітників на умовні 8–10 м² і шукати відповідний офіс. Такий підхід не враховує сучасних моделей роботи.
У 2026 році розрахунок має враховувати:
- гібридний формат;
- фактичну присутність у пікові дні;
- потребу в переговорних кімнатах;
- управлінську структуру;
- специфіку роботи (кол-центр, IT, продажі тощо).
Ключове питання — скільки людей одночасно працюють в офісі. Якщо з 20 співробітників постійно присутні 12–14, площу можна оптимізувати без втрати комфорту.
Окрім цього, важливо враховувати коефіцієнт корисної площі. У різних бізнес-центрах він може відрізнятися на 10–15%, що безпосередньо впливає на реальну ефективність використання метражу. Два офіси з однаковою загальною площею можуть мати суттєво різну функціональність через планування.
2. Офіс для команди з 5 людей
Для невеликої команди головна помилка — орендувати простір із запасом “на перспективу”.
Оптимальний формат:
- 30–45 м²;
- одна універсальна кімната для зустрічей;
- компактна кухня;
- мінімальні втрати на коридори.
У малому бізнесі надлишкові метри безпосередньо впливають на фінансову стійкість. Невеликі команди часто швидше адаптуються до змін, тому гнучкість важливіша за масштаб.
Додатково варто оцінити доцільність класичного офісу взагалі. Для частини команд на старті ефективнішою може бути модель невеликого автономного блоку в бізнес-центрі з можливістю масштабування. Це дозволяє не фіксуватися на зайвих витратах і швидко реагувати на зростання.
3. Офіс для команди з 20 людей
Команда середнього масштабу потребує більш продуманого зонування.
Оптимальна площа:
- 120–180 м²;
- 1–2 переговорні;
- зона неформальної комунікації;
- мінімізовані “мертві зони”.
Найпоширеніша помилка — розрахунок площі за максимальним штатом без аналізу фактичної завантаженості.
На цьому етапі важливо враховувати динаміку росту. Якщо компанія планує розширення протягом 6–12 місяців, доцільніше шукати приміщення з можливістю додаткового блоку поруч, ніж одразу орендувати надлишкову площу. Такий підхід дозволяє зменшити фінансовий тиск і зберегти стратегічну гнучкість.
4. Офіс для команди з 50 людей
Для великої команди питання площі стає стратегічним.
Середній діапазон:
- 300–450 м²;
- кілька переговорних;
- зони колаборації;
- управлінські кабінети;
- кухня або лаунж-зона.
Основний ризик — переплата через страх нестачі простору. Проте в командах такого масштабу ефективність планування може давати суттєву економію.
Додатково варто враховувати витрати на адаптацію приміщення. Чим більша площа, тим дорожчий ремонт, меблювання та технічне оснащення. Помилка в розрахунку метражу на цьому етапі множиться не лише на орендну ставку, а й на капітальні витрати.
5. Open Space чи кабінети: що економніше
Формат планування напряму впливає на витрати.
Open space:
- ефективніше використання площі;
- гнучкість перепланування;
- простіше масштабування.
Кабінетна система:
- більші витрати на квадратний метр;
- нижча гнучкість;
- складніша трансформація простору.
Змішаний формат часто є оптимальним рішенням для сучасних команд.
Також варто враховувати вплив планування на культуру роботи. Кабінетна система підходить для структур із високою ієрархічністю, тоді як відкритий простір сприяє горизонтальній комунікації. Вибір формату повинен відповідати моделі управління компанії, а не лише економії метрів.
6. Типові помилки орендарів
Найпоширеніші помилки:
- оренда з великим запасом;
- ігнорування гібридної моделі;
- вибір приміщення з неефективною геометрією;
- недооцінка експлуатаційних витрат;
- орієнтація лише на ставку.
Ще одна помилка — відсутність сценарного планування. Компанії часто не прораховують, як зміниться їхня потреба в площі через рік. Без цього офіс може або швидко стати тісним, або залишатися напівпорожнім.
7. Як не переплатити: практичний алгоритм
- Визначити пікову кількість людей.
- Проаналізувати формат роботи.
- Визначити необхідні функціональні зони.
- Оцінити втрати площі через планування.
- Порахувати повну вартість користування.
Додатково варто порівнювати не лише площу, а й гнучкість умов договору. Можливість масштабування часто важливіша за мінімальну стартову ставку.
Такий підхід дозволяє зменшити бюджет оренди на 15–25% без зниження якості офісного простору.
Висновок
Офіс для 5, 20 або 50 людей має бути не більшим, а ефективнішим. У 2026 році компанії орієнтуються на фактичну потребу, аналізують поведінку команди та оцінюють повну вартість користування.
Раціональний розрахунок площі — це спосіб зменшити витрати, зберігаючи комфорт і гнучкість розвитку бізнесу.
FAQ
Скільки м² потрібно на одну людину?
У середньому 5–10 м² залежно від формату планування та структури команди.
Чи варто брати площу із запасом?
У більшості випадків краще обрати гнучкий договір із можливістю масштабування.
Що вигідніше: open space чи кабінети?
Open space зазвичай ефективніший за використанням площі, але формат має відповідати моделі управління.
Як зрозуміти, що офіс завеликий?
Якщо частина робочих місць системно не використовується або є значні “мертві зони”.